Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Esta política se elaboró conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Título 2.2.2.25 del Decreto 1074 de 2015) y las Sentencias C-748 de 2011 y T-729 de 2002 de la Corte Constitucional de Colombia.

2. A qué se aplica este aviso

Este aviso de privacidad aplica a los datos personales tratados por SHLOMOCHANGE en tres contextos:

• Sitio web: formularios de contacto, suscripción a comunicaciones y cookies.
• Plataforma IMPACT!: cuentas de usuario y contenido registrado por los equipos (brechas, promesas, avances).
• Proyectos de consultoría: entrevistas, talleres, encuestas, diagnósticos y sesiones de mentoría.

Para los titulares en Colombia, este aviso se complementa con la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales interna de Leading Edge Consulting S.A.S. (v1.1, vigente desde el 1 de enero de 2026), que contiene el detalle completo de bases de datos, definiciones, deberes y procedimientos. Puede solicitarse una copia en privacidad@shlomo-change.com.

3. Qué datos tratamos y de quién

Según el contexto, tratamos:

• Visitantes y contactos comerciales: nombre, correo, organización, cargo, teléfono y el contenido del mensaje o solicitud.
• Usuarios de la plataforma IMPACT!: datos de identificación y contacto, credenciales de acceso, organización y rol, y el contenido de trabajo que el usuario registra (descripción de brechas, promesas, indicadores, comentarios y adjuntos).
• Participantes en proyectos de consultoría: identificación y contacto; organización, área, cargo, funciones, línea de reporte y experiencia; respuestas, opiniones y valoraciones sobre estrategia, cultura, procesos y liderazgo; objetivos y compromisos; notas y observaciones del consultor; resultados de instrumentos de diagnóstico; datos técnicos de trazabilidad; grabaciones cuando el titular lo autorice; y datos derivados o inferidos (mapas de brechas, índices, puntajes e indicadores).
• Proveedores, contratistas y aliados y talento humano y aspirantes, en los términos de la política interna.
• Datos de envío de correo: dirección de destino, estado de entrega, rebotes, quejas y aperturas, para la gestión de entregabilidad (ver sección 6).

SHLOMOCHANGE no requiere ni solicita datos sensibles para prestar sus servicios y ha diseñado sus instrumentos de diagnóstico para evitar su recolección (ver sección 11).

4. Con qué finalidad los tratamos

• Atender solicitudes de contacto y gestionar la relación comercial: propuestas, negociación, contratación, facturación y servicio posventa.
• Crear y administrar cuentas en la plataforma IMPACT! y prestar sus funcionalidades.
• Coordinar, convocar y ejecutar entrevistas, talleres, encuestas y sesiones; registrar, transcribir, organizar, almacenar y analizar la información recolectada.
• Elaborar diagnósticos organizacionales, identificar brechas y formular propuestas de cambio, y entregar a la organización contratante informes, matrices y planes.
• Medir el avance, el impacto y los resultados de las intervenciones.
• Enviar comunicaciones operativas del servicio y, previa autorización, comunicaciones comerciales e informativas (ver sección 6).
• Elaborar estadísticas, líneas base y estudios comparativos en forma agregada, disociada o anonimizada; evaluar y mejorar la metodología, los instrumentos y las herramientas tecnológicas propias.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad de la información, y atender requerimientos de autoridades.

Ninguna finalidad distinta de las declaradas se ejecuta sin una nueva autorización del titular.

5. Con qué fundamento (autorización)

El tratamiento se basa en el consentimiento previo, expreso e informado del titular, obtenido mediante formularios electrónicos con casillas de aceptación, correo electrónico de aceptación, documento firmado o conductas inequívocas. El silencio no equivale a autorización. SHLOMOCHANGE conserva prueba de cada autorización (identidad del titular, fecha y hora, versión del texto aceptado y medio empleado).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (datos públicos, requerimientos de autoridad, urgencia médica, fines históricos/estadísticos/ científicos autorizados por la ley y datos del Registro Civil). El titular puede revocar la autorización en cualquier momento, total o parcialmente, con efectos hacia el futuro, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

6. Comunicaciones por correo electrónico

6.1 Tipos de correo que enviamos

• Transaccionales y operativos: confirmación de registro, verificación de dirección, restablecimiento de contraseña, notificaciones de la plataforma IMPACT! (asignaciones, recordatorios de brechas y promesas, cambios de estado) y avisos de servicio y seguridad. Son necesarios para prestar el servicio solicitado, no requieren autorización comercial y se mantienen mientras la cuenta o la relación esté activa.
• Operativos de proyectos: convocatorias e instrucciones para entrevistas, talleres y encuestas dentro de un proyecto contratado por la organización del titular.
• Comerciales e informativos (opcionales): boletín, artículos del blog, invitaciones a eventos y webinars, y encuestas de satisfacción. Solo se envían a quien lo autorizó de forma previa y expresa.

6.2 Cómo obtuvimos tu dirección

Únicamente de fuentes directas y lícitas: (i) formularios del sitio diligenciados por el propio titular; (ii) registro o alta en la plataforma IMPACT!; (iii) designación por la organización contratante como participante de un proyecto; (iv) entrega de datos de contacto en un evento o reunión; (v) suscripción voluntaria al boletín. No compramos, alquilamos ni intercambiamos bases de datos de correos, y no recolectamos direcciones mediante rastreo automatizado de la web.

6.3 Cómo darte de baja

Todo correo comercial o informativo incluye un enlace de baja («Cancelar suscripción») visible y funcional que surte efecto de inmediato y sin costo. También puedes solicitar la baja escribiendo a privacidad@shlomo-change.com. La baja de comunicaciones comerciales no afecta los correos transaccionales indispensables mientras mantengas una cuenta o una relación contractual activa; para dejar de recibir estos últimos debes cerrar la cuenta o terminar la relación.

6.4 Frecuencia

Las comunicaciones comerciales se envían con una frecuencia razonable (por regla general, no más de cuatro al mes). Los correos transaccionales se envían según la actividad del titular.

6.5 Gestión de rebotes y quejas

Mantenemos procesos automáticos de higiene de listas: las direcciones que generan un rebote permanente («hard bounce») o una queja por correo no deseado se incorporan de inmediato a una lista de supresión y no vuelven a recibir correos nuestros. Revisamos periódicamente las métricas de entrega, rebote y queja y depuramos las direcciones inactivas. Si crees que recibes correo nuestro por error, escríbenos y lo detendremos.

6.6 Proveedor de envío

El envío se realiza a través de Amazon Simple Email Service (Amazon SES), un servicio de Amazon Web Services, Inc. que actúa como Encargado del Tratamiento y puede procesar los datos de envío (dirección de destino, contenido del mensaje y metadatos de entrega) en servidores ubicados en los Estados Unidos. Esta transferencia internacional se ampara en la autorización del titular y en las cláusulas contractuales de tratamiento suscritas con el proveedor (ver sección 8).

6.7 Autenticación del dominio

Los correos se envían desde dominios propios de SHLOMOCHANGE con autenticación SPF, DKIM y DMARC configurada, para proteger a los destinatarios frente a la suplantación de identidad.

7. Cookies y tecnologías similares

El sitio utiliza cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para su funcionamiento (preferencias de navegación y seguridad). Si en el futuro se incorporan cookies de analítica o de marketing, se solicitará el consentimiento previo del usuario mediante un aviso específico.

Al usar el sitio se cargan recursos de terceros que pueden tratar datos técnicos (como la dirección IP): Google Fonts (tipografías), YouTube (solo al reproducir un vídeo de testimonio) y Calendly (al abrir el agendamiento). Cada uno se rige por su propia política de privacidad. El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies.

8. Encargados y transferencias internacionales

SHLOMOCHANGE utiliza herramientas de terceros para captura de información, videoconferencia, transcripción, encuestas, analítica, almacenamiento en la nube, envío de correo y gestión de la relación con clientes. Estos proveedores actúan como Encargados del Tratamiento y algunos están ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos (entre ellos, los servicios de infraestructura y de correo de Amazon Web Services).

Con cada Encargado se suscribe un contrato de transmisión de datos o cláusulas equivalentes que contemplan, como mínimo: el alcance y la finalidad del tratamiento, la obligación de actuar solo conforme a instrucciones, el deber de confidencialidad, las medidas de seguridad exigibles, la prohibición de usar los datos para fines propios, el control de la subcontratación y la devolución o supresión segura de la información al terminar la relación.

Las transferencias internacionales a países que no cuenten con un nivel adecuado de protección se realizan al amparo del literal f) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (autorización expresa e inequívoca del titular) o mediante los demás mecanismos que autorice la Superintendencia de Industria y Comercio. La información solo se suministra a: los titulares y sus representantes; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el titular o por la ley; y la organización contratante, en los términos del contrato de consultoría.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos se conservan durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades que justificaron su tratamiento y para atender obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas e históricas. Cumplida la finalidad, procede la supresión segura o la anonimización irreversible, salvo deber legal o contractual de conservación.

Vencidos esos plazos, la información que SHLOMOCHANGE desee conservar para fines estadísticos, comparativos, de investigación o de mejora metodológica se somete a un proceso irreversible de anonimización; una vez anonimizada deja de ser dato personal y puede conservarse sin límite temporal.

10. Cómo protegemos los datos

• Técnicas: control de acceso por perfiles y mínimo privilegio; autenticación de múltiples factores en las plataformas críticas; cifrado en tránsito y en reposo; copias de respaldo periódicas con pruebas de restauración; registro de auditoría de accesos; y segregación de los entornos de cada proyecto.
• Administrativas: acuerdos de confidencialidad con colaboradores, consultores asociados y proveedores; procedimientos documentados de gestión de solicitudes, incidentes y bajas; inventario de bases de datos y de Encargados; y revisión periódica de la vigencia de las autorizaciones.
• Humanas: capacitación en protección de datos al vincularse y con periodicidad anual; instrucciones sobre el manejo de transcripciones, grabaciones y notas de campo; y reserva que subsiste después de terminada la relación.

Ante cualquier incidente de seguridad, SHLOMOCHANGE activa su procedimiento de contención, evaluación del riesgo, remediación, reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y comunicación a los titulares y a la organización contratante cuando corresponda.

11. Datos sensibles y de menores de edad

SHLOMOCHANGE no solicita datos sensibles para prestar sus servicios de consultoría. Cuando la ley exija tratar datos de salud en procesos de talento humano (exámenes ocupacionales, incapacidades, condiciones de discapacidad), se tratan con acceso restringido y con la finalidad estricta de cumplir la obligación legal. Cuando excepcionalmente se traten datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y cuáles de los datos son sensibles; ninguna actividad se condiciona a su entrega.

Los servicios no se dirigen a menores de edad ni se recolectan deliberadamente sus datos. Cuando excepcionalmente deban tratarse (por ejemplo, beneficiarios de colaboradores), se hará respetando el interés superior del menor y con autorización de su representante legal.

12. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular puedes:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos, en especial si son parciales, inexactos, incompletos o su tratamiento no está autorizado;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;
• ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012;
• revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda;
• acceder de forma gratuita a tus datos objeto de tratamiento.

Para ejercerlos, envía tu solicitud a privacidad@shlomo-change.com o a fernanda@shlomo-change.com, o por correo físico a Calle 61 # 3A-43, Bogotá D.C. La solicitud debe contener: nombre completo y documento de identidad del titular, la descripción concreta de los hechos y de la petición, la dirección física o electrónica de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Los derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor o para otro.

13. Procedimiento de consultas y reclamos

Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informa al interesado antes del vencimiento y se atiende dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): si el reclamo está incompleto, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para subsanarlo; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entiende desistido. Una vez completo, se incluye en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando los motivos.

Requisito de procedibilidad: conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SHLOMOCHANGE.

14. Cambios en esta política

SHLOMOCHANGE puede modificar este aviso. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de su implementación, por el sitio web y por correo electrónico, y cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento se solicitará una nueva autorización. La versión vigente es la publicada en esta página, con su número de versión y su fecha.

15. Autoridad de control y contacto

La autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co.

Para cualquier asunto relacionado con esta política o con el tratamiento de tus datos: privacidad@shlomo-change.com · Leading Edge Consulting S.A.S., Calle 61 # 3A-43, Bogotá D.C., Colombia · +57 310 208 1223 · lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m. (hora de Colombia).

Política de privacidad y tratamiento de datos · Versión web 1.0 · Basada en la Política de Tratamiento interna v1.1 (vigente desde el 1 de enero de 2026) · Publicado el 2 de septiembre de 2026.